陜西政務服務網電子文件管理暫行辦法（全文）

第一章　總　則

第一條　為規(guī)范陜西政務服務網（按照統(tǒng)一標準規(guī)范建設的我省各級各部門面向社會提供政務服務事項辦理的一體化網上在線服務系統(tǒng)）電子文件管理工作，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，保存歷史記錄，促進信息資源開發(fā)利用，推動“互聯(lián)網+政務服務”健康發(fā)展，根據《國務院關于印發(fā)政務信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國發(fā)〔2016〕51號）、《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》（廳字〔2009〕39號）和《國家檔案局關于印發(fā)〈電子檔案移交和接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號）等規(guī)定，結合本省實際，制定本辦法。

第二條　本省縣級以上行政機關或其他法律法規(guī)授權、受委托行使行政職能的組織（以下統(tǒng)稱行政機關）在陜西政務服務網上的電子文件管理，適用本辦法。

第三條　本辦法所稱的電子文件，是指行政機關通過陜西政務服務網行使行政權力事項，履行經濟調節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理、公共服務、生態(tài)環(huán)境保護等職能活動中直接形成或交換共享的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的電子信息記錄。

本辦法所稱的電子文件管理，是指行政機關對在陜西政務服務網上形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節(jié)的電子文件進行管理的活動。

第四條　在陜西政務服務網上辦結歸檔的電子文件是行政機關依法履行職能的重要憑證，是國家檔案信息資源的重要組成部分。陜西政務服務網電子文件管理應當遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標準、高效利用、確保安全原則。

第二章　管理機構與職責

第五條　省政府辦公廳負責全省政務服務網電子文件管理工作的組織領導，協(xié)調解決有關重大問題，督促檢查各市、縣（市、區(qū)）政府和行政機關工作落實情況。省政府辦公廳會同省檔案局統(tǒng)籌協(xié)調全省政務服務網電子文件管理工作。省信息中心負責電子文件應用平臺的建設和運維工作。

各市、縣（區(qū)）政府負責組織領導本級政務服務網電子文件管理工作，督促檢查本級政務服務網電子文件管理工作。各級電子政務工作機構會同本級檔案行政管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調本級政務服務網電子文件管理工作，提供相應技術支持和服務。

第六條　各地各部門按照有關法律法規(guī)規(guī)定，負責各自職責范圍內的陜西政務服務網電子文件的形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等工作。

第七條　省檔案局負責會同有關部門制定陜西政務服務網電子文件相關檔案管理標準、流程等規(guī)范，開展對全省政務服務網電子文件歸檔和電子檔案管理工作的培訓和檢查評估；各級檔案行政管理部門依照職責負責對本級政務服務網電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行監(jiān)督指導，結合數字檔案室建設，推進政務服務網電子檔案管理系統(tǒng)建設；各級國家綜合檔案館負責接收、管理本級政務服務網移交的電子檔案，促進電子文件接收歸檔、長久保存和共享利用。

第三章　形成與辦理

第八條　各級電子政務工作機構應當按照《電子文件管理暫行辦法》等有關規(guī)定，建設和完善各級政務服務網電子文件的形成、辦理、數據交換、歸檔、數據移交等基本功能模塊，并實現安全、可靠、有效運行。

各地各部門在陜西政務服務網外自行建設的、與陜西政務服務網以數據交換方式連接的電子政務系統(tǒng)，其功能需求、辦理流程、數據標準等應與陜西政務服務網相銜接，并按規(guī)定向陜西政務服務網匯交電子文件。

第九條　各地各部門應當按照審核公布的行政權力清單、責任清單、公共服務事項目錄和運行流程等要求，對本單位在陜西政務服務網上辦理事項的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規(guī)定，確保電子文件的真實、完整、可用、安全。

第十條　在陜西政務服務網上申請、受理、辦理、辦結、送達等辦理事項過程中形成、獲取的電子文件，應當采用符合標準規(guī)范的文件存儲格式，并根據信息化發(fā)展的需要，動態(tài)調整相應的文件存儲格式和技術支撐，確保能夠被長期有效讀取。

第十一條　陜西政務服務網電子文件的形成、辦理等過程，一般采用網上在線運行方式，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。采用網上在線運行方式的，應當符合國家法律法規(guī)對電子文件的原件形式和標準規(guī)范要求。

第四章　使用與管理

第十二條　各地各部門在辦理公民、法人或者其他組織的申請事項時，除法律、法規(guī)規(guī)定需要本人到場提出申請的以外，應當接受通過網上政務服務平臺提出的申請；除法律、法規(guī)規(guī)定需要提供紙質材料的以外，應當接受公民、法人或者其他組織通過網絡上傳的電子材料。

第十三條　申請人提交的電子材料，可分為電子證照、經數字簽名的電子資料和不含數字簽名的證照電子版與其他電子資料。陜西政務服務網應集成公民、法人電子簽章和數字證書的認證并推廣應用，增加業(yè)務審批系統(tǒng)對電子證照、經數字簽名的電子資料的識別與核驗功能。

第十四條　各地各部門應關注群眾辦事的堵點、難點問題，積極梳理各類事項的材料證明關系，簡化業(yè)務流程，積極推進營業(yè)執(zhí)照、身份證等法人和自然人證照電子化應用。在全省政務信息共享交換平臺中已有的電子證照和數據信息，不得再由申請人提供。各級政務服務網應配合各部門調整業(yè)務流程和材料列表，并提供申請人免提供的證明和材料的查詢和核驗功能。

第十五條　各地各部門在事項辦結后，應在向申請人核發(fā)結果交付件之前將辦理結果交付件電子化，經電子簽名后，轉換為電子證照。

第十六條　電子證照的簽發(fā)、維護、更新、注銷工作應依托全省電子證照庫進行管理，原有存量證照信息應逐步實現電子化。如已有電子證照管理系統(tǒng)，應與全省電子證照庫進行對接，并保證證照信息的真實性、完整性、有效性和及時性。

第五章　安全與共享

第十七條　陜西政務服務網電子文件形成、辦理、歸檔等過程中，應按照《陜西省電子公文傳輸管理暫行辦法》規(guī)定和其他相關技術、管理和數據標準規(guī)范執(zhí)行，并采用時間戳、日志、備份等可靠技術保障措施，確保其信息真實、內容完整、可靠安全并形成記錄。

第十八條　各地各部門應當建立健全陜西政務服務網電子文件安全保管各項規(guī)章制度，按照國家信息安全等級保護標準建立安全防護體系，配備電子文件管理、利用的設施設備。加強對在陜西政務服務網上辦結歸檔的電子文件的安全保管，嚴格按照要求開展檔案登記備份工作，定期對電子文件的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發(fā)現問題及時處理,并做好日常遷移、鑒定、到期銷毀等工作。

第十九條　各地各部門按照《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務院令第492號）和檔案、保密、信息安全、知識產權保護、網絡安全等法律法規(guī)規(guī)定，認真履行信息公開的主體責任，做好陜西政務服務網歸檔電子文件的信息公開、開放鑒定等工作，保證電子文件得到方便快捷的共享利用。

第二十條　在陜西政務服務網上形成的電子文件堅持以共享利用為常態(tài)、以不共享利用為例外的原則。各地各部門應當按照辦理事項，對本單位在陜西政務服務網上形成的電子文件進行逐項梳理，按照有關規(guī)定，明確其共享利用的范圍和條件。

第二十一條　對屬于共享利用范圍的陜西政務服務網電子文件，行政機關應當按照《國務院關于印發(fā)政務信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國發(fā)〔2016〕51號）和《陜西省人民政府關于印發(fā)〈陜西省政務信息資源共享管理辦法〉的通知》（陜政發(fā)〔2017〕34號），通過全省政務信息共享交換平臺，拓寬利用渠道，促進共享利用。

第六章　歸檔與移交

第二十二條　各地各部門應當按照國家有關文件材料歸檔范圍（包括背景信息及元數據）和保管期限的規(guī)定，制定本單位陜西政務服務網電子文件的歸檔范圍和保管期限表，并報同級檔案行政管理部門審核確定。

陜西政務服務網電子文件一般按辦理事項確定保管期限；對于憑證性電子文件，其保管期限不得低于行政管理、訴訟、審計等活動所需要的追溯年限。

第二十三條　各地各部門應當對本單位在陜西政務服務網上運行并具有保存價值的電子文件實時或定期進行歸檔，定期歸檔應在第二年6月底前完成。電子文件歸檔后應移交本單位檔案部門。

第二十四條　歸檔的陜西政務服務網電子文件應當滿足可長期保存的要求，各級電子政務工作單位部門要加強技術指導和服務保障，確保電子文件在脫離陜西政務服務網歸檔后能夠被正確讀取和使用。

文字、圖表、圖像、音頻、視頻等形式的陜西政務服務網電子文件的歸檔格式，按照國家有關標準規(guī)范執(zhí)行；在陜西政務服務網上以數據庫信息臨時抽取組合方式顯示的電子文件，歸檔時以OFD、PDF、XML、HTML等通用格式保存；根據信息化發(fā)展的需要，由省政府辦公廳會同省檔案局動態(tài)確定相應通用格式后公布施行。以數據鏈接形式存放的陜西政務服務網電子文件，歸檔時需下載保存原發(fā)布單位的實際電子文件。

第二十五條　各地各部門一般應通過本單位電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，對政務服務網辦結的電子文件進行歸檔和集中管理，并按標準規(guī)范做好分類、整理、存儲、封裝、鑒定、檢測等工作。各地各部門的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，功能需求應符合同級檔案行政管理部門的標準規(guī)范，并做好與本級國家綜合檔案館電子檔案管理平臺的技術對接。

陜西政務服務網電子文件歸檔及電子檔案的移交、保管、利用等具體業(yè)務標準規(guī)范和功能需求，由省檔案局另行制定發(fā)布。

第二十六條　各地各部門對本單位在陜西政務服務網上形成的具有永久保存價值的電子檔案，自電子檔案形成之日起5年內向本級國家檔案館移交。已移交的電子檔案在本單位檔案機構至少保存5年。對有特殊要求的電子檔案，經同級檔案行政主管部門同意，可適當延長移交時間；對涉密電子檔案的移交時間，按保密管理有關規(guī)定和程序報經批準后另行實施。

第七章　考核與監(jiān)督

第二十七條　行政機關應當制定本單位陜西政務服務網電子文件管理工作的各項制度規(guī)定和責任分工，確保責任到崗到人。

第二十八條　加強對陜西政務服務網電子文件管理工作的考核監(jiān)督，各級電子政務工作機構負責會同檔案行政管理部門組織開展工作檢查，對陜西政務服務網電子文件管理工作進行評估和通報?？己私Y果作為安排行政機關信息化建設項目和部門預算的重要依據。

第八章　附　則

第二十九條　各市、縣（市、區(qū)）政府可根據本辦法，制定本級政務服務網電子文件管理工作實施辦法。

第三十條　本辦法由省政府辦公廳負責解釋。

第三十一條　本辦法自2019年2月1日起施行。