陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法（全文）

第一章　總　則

第一條　為規(guī)范陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)的我省各級各部門面向社會提供政務(wù)服務(wù)事項辦理的一體化網(wǎng)上在線服務(wù)系統(tǒng)）電子文件管理工作，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，保存歷史記錄，促進信息資源開發(fā)利用，推動“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”健康發(fā)展，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于印發(fā)政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國發(fā)〔2016〕51號）、《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》（廳字〔2009〕39號）和《國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交和接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號）等規(guī)定，結(jié)合本省實際，制定本辦法。

第二條　本省縣級以上行政機關(guān)或其他法律法規(guī)授權(quán)、受委托行使行政職能的組織（以下統(tǒng)稱行政機關(guān)）在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上的電子文件管理，適用本辦法。

第三條　本辦法所稱的電子文件，是指行政機關(guān)通過陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行使行政權(quán)力事項，履行經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理、公共服務(wù)、生態(tài)環(huán)境保護等職能活動中直接形成或交換共享的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的電子信息記錄。

本辦法所稱的電子文件管理，是指行政機關(guān)對在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節(jié)的電子文件進行管理的活動。

第四條　在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上辦結(jié)歸檔的電子文件是行政機關(guān)依法履行職能的重要憑證，是國家檔案信息資源的重要組成部分。陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用、確保安全原則。

第二章　管理機構(gòu)與職責(zé)

第五條　省政府辦公廳負(fù)責(zé)全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決有關(guān)重大問題，督促檢查各市、縣（市、區(qū)）政府和行政機關(guān)工作落實情況。省政府辦公廳會同省檔案局統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作。省信息中心負(fù)責(zé)電子文件應(yīng)用平臺的建設(shè)和運維工作。

各市、縣（區(qū)）政府負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)本級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作，督促檢查本級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作。各級電子政務(wù)工作機構(gòu)會同本級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作，提供相應(yīng)技術(shù)支持和服務(wù)。

第六條　各地各部門按照有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等工作。

第七條　省檔案局負(fù)責(zé)會同有關(guān)部門制定陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、流程等規(guī)范，開展對全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的培訓(xùn)和檢查評估；各級檔案行政管理部門依照職責(zé)負(fù)責(zé)對本級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)，推進政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)；各級國家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收、管理本級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)移交的電子檔案，促進電子文件接收歸檔、長久保存和共享利用。

第三章　形成與辦理

第八條　各級電子政務(wù)工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照《電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定，建設(shè)和完善各級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成、辦理、數(shù)據(jù)交換、歸檔、數(shù)據(jù)移交等基本功能模塊，并實現(xiàn)安全、可靠、有效運行。

各地各部門在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)外自行建設(shè)的、與陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)以數(shù)據(jù)交換方式連接的電子政務(wù)系統(tǒng)，其功能需求、辦理流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)與陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)相銜接，并按規(guī)定向陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)匯交電子文件。

第九條　各地各部門應(yīng)當(dāng)按照審核公布的行政權(quán)力清單、責(zé)任清單、公共服務(wù)事項目錄和運行流程等要求，對本單位在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上辦理事項的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規(guī)定，確保電子文件的真實、完整、可用、安全。

第十條　在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上申請、受理、辦理、辦結(jié)、送達等辦理事項過程中形成、獲取的電子文件，應(yīng)當(dāng)采用符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件存儲格式，并根據(jù)信息化發(fā)展的需要，動態(tài)調(diào)整相應(yīng)的文件存儲格式和技術(shù)支撐，確保能夠被長期有效讀取。

第十一條　陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成、辦理等過程，一般采用網(wǎng)上在線運行方式，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。采用網(wǎng)上在線運行方式的，應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)對電子文件的原件形式和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

第四章　使用與管理

第十二條　各地各部門在辦理公民、法人或者其他組織的申請事項時，除法律、法規(guī)規(guī)定需要本人到場提出申請的以外，應(yīng)當(dāng)接受通過網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)平臺提出的申請；除法律、法規(guī)規(guī)定需要提供紙質(zhì)材料的以外，應(yīng)當(dāng)接受公民、法人或者其他組織通過網(wǎng)絡(luò)上傳的電子材料。

第十三條　申請人提交的電子材料，可分為電子證照、經(jīng)數(shù)字簽名的電子資料和不含數(shù)字簽名的證照電子版與其他電子資料。陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)應(yīng)集成公民、法人電子簽章和數(shù)字證書的認(rèn)證并推廣應(yīng)用，增加業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)對電子證照、經(jīng)數(shù)字簽名的電子資料的識別與核驗功能。

第十四條　各地各部門應(yīng)關(guān)注群眾辦事的堵點、難點問題，積極梳理各類事項的材料證明關(guān)系，簡化業(yè)務(wù)流程，積極推進營業(yè)執(zhí)照、身份證等法人和自然人證照電子化應(yīng)用。在全省政務(wù)信息共享交換平臺中已有的電子證照和數(shù)據(jù)信息，不得再由申請人提供。各級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)應(yīng)配合各部門調(diào)整業(yè)務(wù)流程和材料列表，并提供申請人免提供的證明和材料的查詢和核驗功能。

第十五條　各地各部門在事項辦結(jié)后，應(yīng)在向申請人核發(fā)結(jié)果交付件之前將辦理結(jié)果交付件電子化，經(jīng)電子簽名后，轉(zhuǎn)換為電子證照。

第十六條　電子證照的簽發(fā)、維護、更新、注銷工作應(yīng)依托全省電子證照庫進行管理，原有存量證照信息應(yīng)逐步實現(xiàn)電子化。如已有電子證照管理系統(tǒng)，應(yīng)與全省電子證照庫進行對接，并保證證照信息的真實性、完整性、有效性和及時性。

第五章　安全與共享

第十七條　陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件形成、辦理、歸檔等過程中，應(yīng)按照《陜西省電子公文傳輸管理暫行辦法》規(guī)定和其他相關(guān)技術(shù)、管理和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，并采用時間戳、日志、備份等可靠技術(shù)保障措施，確保其信息真實、內(nèi)容完整、可靠安全并形成記錄。

第十八條　各地各部門應(yīng)當(dāng)建立健全陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件安全保管各項規(guī)章制度，按照國家信息安全等級保護標(biāo)準(zhǔn)建立安全防護體系，配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。加強對在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上辦結(jié)歸檔的電子文件的安全保管，嚴(yán)格按照要求開展檔案登記備份工作，定期對電子文件的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理,并做好日常遷移、鑒定、到期銷毀等工作。

第十九條　各地各部門按照《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務(wù)院令第492號）和檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權(quán)保護、網(wǎng)絡(luò)安全等法律法規(guī)規(guī)定，認(rèn)真履行信息公開的主體責(zé)任，做好陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)歸檔電子文件的信息公開、開放鑒定等工作，保證電子文件得到方便快捷的共享利用。

第二十條　在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上形成的電子文件堅持以共享利用為常態(tài)、以不共享利用為例外的原則。各地各部門應(yīng)當(dāng)按照辦理事項，對本單位在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上形成的電子文件進行逐項梳理，按照有關(guān)規(guī)定，明確其共享利用的范圍和條件。

第二十一條　對屬于共享利用范圍的陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件，行政機關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《國務(wù)院關(guān)于印發(fā)政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國發(fā)〔2016〕51號）和《陜西省人民政府關(guān)于印發(fā)〈陜西省政務(wù)信息資源共享管理辦法〉的通知》（陜政發(fā)〔2017〕34號），通過全省政務(wù)信息共享交換平臺，拓寬利用渠道，促進共享利用。

第六章　歸檔與移交

第二十二條　各地各部門應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)文件材料歸檔范圍（包括背景信息及元數(shù)據(jù)）和保管期限的規(guī)定，制定本單位陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的歸檔范圍和保管期限表，并報同級檔案行政管理部門審核確定。

陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件一般按辦理事項確定保管期限；對于憑證性電子文件，其保管期限不得低于行政管理、訴訟、審計等活動所需要的追溯年限。

第二十三條　各地各部門應(yīng)當(dāng)對本單位在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上運行并具有保存價值的電子文件實時或定期進行歸檔，定期歸檔應(yīng)在第二年6月底前完成。電子文件歸檔后應(yīng)移交本單位檔案部門。

第二十四條　歸檔的陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件應(yīng)當(dāng)滿足可長期保存的要求，各級電子政務(wù)工作單位部門要加強技術(shù)指導(dǎo)和服務(wù)保障，確保電子文件在脫離陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)歸檔后能夠被正確讀取和使用。

文字、圖表、圖像、音頻、視頻等形式的陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的歸檔格式，按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行；在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上以數(shù)據(jù)庫信息臨時抽取組合方式顯示的電子文件，歸檔時以O(shè)FD、PDF、XML、HTML等通用格式保存；根據(jù)信息化發(fā)展的需要，由省政府辦公廳會同省檔案局動態(tài)確定相應(yīng)通用格式后公布施行。以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件，歸檔時需下載保存原發(fā)布單位的實際電子文件。

第二十五條　各地各部門一般應(yīng)通過本單位電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，對政務(wù)服務(wù)網(wǎng)辦結(jié)的電子文件進行歸檔和集中管理，并按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范做好分類、整理、存儲、封裝、鑒定、檢測等工作。各地各部門的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，功能需求應(yīng)符合同級檔案行政管理部門的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并做好與本級國家綜合檔案館電子檔案管理平臺的技術(shù)對接。

陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔及電子檔案的移交、保管、利用等具體業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和功能需求，由省檔案局另行制定發(fā)布。

第二十六條　各地各部門對本單位在陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上形成的具有永久保存價值的電子檔案，自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向本級國家檔案館移交。已移交的電子檔案在本單位檔案機構(gòu)至少保存5年。對有特殊要求的電子檔案，經(jīng)同級檔案行政主管部門同意，可適當(dāng)延長移交時間；對涉密電子檔案的移交時間，按保密管理有關(guān)規(guī)定和程序報經(jīng)批準(zhǔn)后另行實施。

第七章　考核與監(jiān)督

第二十七條　行政機關(guān)應(yīng)當(dāng)制定本單位陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作的各項制度規(guī)定和責(zé)任分工，確保責(zé)任到崗到人。

第二十八條　加強對陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作的考核監(jiān)督，各級電子政務(wù)工作機構(gòu)負(fù)責(zé)會同檔案行政管理部門組織開展工作檢查，對陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作進行評估和通報?？己私Y(jié)果作為安排行政機關(guān)信息化建設(shè)項目和部門預(yù)算的重要依據(jù)。

第八章　附　則

第二十九條　各市、縣（市、區(qū)）政府可根據(jù)本辦法，制定本級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作實施辦法。

第三十條　本辦法由省政府辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第三十一條　本辦法自2019年2月1日起施行。